如何规避风险，规范离职管理？

【案例】

员工主动辞职、劳动合同到期终止、企业辞退员工、员工自离等不同的离职类型有不同的离职办理要求、规范和做法，所需离职文本和表格也有差别，注意相关离职文本的制作、离职交接手续的规范办理、离职确认和文书送达等的风险防范，是离职管理环节需要重点关注的方面。那么，请问：

1、你们公司不同的离职类型分别是怎样办理的？

2、在这个环节，针对不同的离职类型，你们具体做了哪些规范性的操作和必要的措施来规避风险？结合企业实际，请分享你们的经验和做法。

【解析】

让员工“开心入职、快乐工作、笑着离职”始终是我们HR工作的指导思想，员工只有“会心的笑着离开公司”，才不会因为一丁点小事再回头翻出劳动合同法来找公司的麻烦，让员工真正心服口服，才是我们HR者和公司员工管理的较高境界。

根据实际离职的情况，员工离开公司的情形有许多，如：自离、辞职（自辞、他辞）、合同到期、退休（退职、退养、病退等）、辞退（开除、除名等）、协商离职等。不管什么形式的离职，都是指员工因故离开公司、暂时不来公司上班、解除劳动关系的现象，由于相关法律法规越来越健全，越来越对劳动者有利、对用人单位规范更严，所以，我们只有更加规范离职管理，才能减少不必要的法律风险和员工不和谐关系麻烦。

我们首先制定了较为详尽和完善的离职管理办法，将所有离职情况和现象都进行了详细的规定，包括定义、举例、法律规定、公司规定、承担责任、办理流程、表单等，并对所有入职员工进行了培训和签名，在员工手册中有全部内容。下面，我们来讨论下不同离职形式应当注意的事项。

1、 自离。

一般单位都规定“连续旷工3天及以上就是自离，属于严重违纪的行为”，即“既不请假也不上班或者虽请假但未获得批准就不来上班的行为，持续3天72小时”，这时，公司“可无需提前通知即可解除与员工的劳动关系”。如此规定，目前是合法而不违法的，公司只需举证“员工连续3天无考勤记录且无请假单据且无事实上班”的证据即可。

对于自离行为，我们一般会每半月由HR考勤专员清理一次，并公布名单，做出自离第四天开始解除劳动关系并保留追究相关责任权利的通告，并按人数多少各复印一份装入其档案，同时抄送一份给当地劳动部门备案。

当然，如果自离员工回来要求计算工资，我们会合理给付的，只是会扣除3天旷工（旷工一天扣3天工资）的工资，另外扣除未退还的工具、资料等费用，以及代扣的水电费、个税、五险一金费等，同时给予解释清楚。

到目前为止，自离员工中还未有员工来结算工资，因为根据计算，其所得工资减去相关费用后所剩无见，有的甚至还要倒赔，所以干脆“一走了之”。

2、 辞职。

我们是严格按照劳动合同法“试用期辞职提前3天、转正后提前30天以书面形式向公司提出”或者“与部门负责人协商一致可按协商的时间辞职”。

辞职时，员工需填写离职申请表、工作交接清单、工具等交接清单等，直接上级与员工进行离职面谈，了解员工离职原因，并做好交流安抚劝慰工作，如能劝留就留下，否则，部门负责人、接交人签字。员工然后按照离职表设计的部门顺序进行审批。普通员工只需部门负责人批准，HR部门即可办理；普通管理人员需副总批准；中高层管理、技术、销售人员需总经理批准。最终由财务核算薪资，HR部门代办社保转移手续、开具离职证明、劳动关系解除材料等。

由员工自己亲自办理的辞职比较好办，按照流程办理即可。如果员工申请他人代为办理，需有员工本人的“代替办理离职申请书”，否则，公司不予办理，按旷工处理。

在辞职环节中，需要注意的是，员工签名、签收、公司开具的证明材料、盖章等需要严谨，特别注意不能让员工将本应由公司保留的材料拿去复印（如员工离职申请书、考勤统计表等），以免引起其他可能的麻烦。

3、 合同到期。

如果因为劳动合同到期产生的员工离职，可能因员工主动提出，也可能因公司不愿与员工续签。员工主动提出不与公司续约，可能与公司的福利待遇、管理风格、工作分配、同事关系等相关；如公司不愿与员工续签，可能与员工态度、业绩、交流等相关，也可能因为部门人员富余、公司经营状况等有关。

不管什么原因，我们都会在合同到期前一个月给员工发“劳动合同续签意见书”，以征询员工本人意见，然后转到其部门负责人，如果负责人不同意续签则需与员工本人进行交流，如员工同意，协商相关补偿事宜，如员工不同意，HR部门或上级领导出面协调，直到达成一致意见，以避免其他劳动纠纷。

4、 退休。

毕竟我们不是国有企业，真正达到退休年龄的员工很少，因为我们在招聘时就注意了年龄，接近退休年龄的我们会婉拒。但我们处理过二起，因为公司成立时没太注意这方面的工作。

两位都是女员工，因满50岁，社保无法继续购买，只好与她们进行解释和说明，他们看了相关法律规定后，都乐意接受，同时公司给予合理的补偿。如果公司不给予合理补偿，可能会引起吵闹、纠纷或诉讼，我认为，于情于理都应当妥善解决。

退职、退养、病退等情况我们还没有发生过，这在国有企业可能会多些。

5、 辞退。

劳动合同法对公司辞退员工是有十分严格的规定。包括试用期不合格、严格违反公司规定、绩效考核结果不合格等，必须要有法律或公司规定（不得违反法律法规），包括虽达到辞退条件但仍有一些情况下不能辞退（如女职工三期等），如果没有依据想当然就想辞退员工，可能面临劳动纠纷。

如用人部门报来想辞退某员工，首先，HR部门会要求其出具理由、事实和依据规章制度的条款，然后，HR部门要深入调查核实。如存在着不公平或不实现象，需与用人部门进行交流，说明可能引起的最坏后果，因为员工如果被辞退，对员工本人而言，是非常严重的后果，也是十分丢脸面的事情，要站在多个角度考虑清楚，提醒要谨慎对待，以达成与员工的其他一致意见。

6、 协商离职。

不管什么原因的离职（包括裁员等），我们都坚持“协商第一”，而不建议公司单方面做出武断行为，这样一来，还给公司、用人部门和我们HR部门留下了许多可操作的空间。

相对于普通员工来讲，公司是强势一方，HR者对劳动法规相对更为熟悉，而且对某些劳动纠纷的处理最终结果和过程更有一些鲜活的例子可以讲解或分享，比如：如果与公司打官司，时间比较长、讲话容易激动可能引起精神紧张、影响身体健康、影响自己在行业内的形象（有的公司会将打官司的员工拉入行业内黑名单中）等，这样对员工今后发展不利，而且最终结果也不一定能够多拿到多少钱。

如果这时劝员工适当得到一些补偿就可以了，我们HR部门还会帮助员工推荐工作，如果新公司来做背景调查时，会尽量给予美言或适当赞扬其能力和工作业绩。如果要创业，也可以帮助说明当地“小微企业的政策和优惠”。如果不影响公司利益情况可以出具相关证明，帮助员工申请领到“失业金”的，也可以给予协助。

以上协商离职应当建立在用人部门与当事员工的关系没有闹僵或矛盾没有升级的基础上，这时才容易介入进行各方面事情的协商。但是，我们经常遇到用人部门领导简单管理或已然与员工的矛盾达到相当程度而难以与员工进行协商时，才报到上级领导或HR部门来要求解决，这时的协商难度就大许多。

所以，HR部门要经常与各用人部门进行员工关系管理的技巧、法规、时间上的交流，要加强配合，避免出现矛盾升级后再进行协商。

7、 提醒两点。

员工离职不管是什么原因，毕竟员工在公司工作过一段时间，对公司各方面情况多少了解一些，如果离职管理得当，员工会感激公司，离开公司后将来会正面宣传公司，时间一长，公司的社会效应和口碑就出来了，这样的理念和做法要让公司领导、各部门管理者清楚并时刻养成这样的工作习惯（除非公司宣传就不想做长久企业）。为此，为规范离职管理，提醒以下两点注意事项。

（1） 风险预防。凡事“预则立”，员工离职管理也一样，HR部门要与各部门、各级管理领导人员进行离职风险预防的交流沟通，达成对“骨干、关键岗位、技术研发、中高层、无固定期限合同”等员工离职的预警机制，包括他们平时思想、心态、工作、业余活动的表现和谈话等，要保持与他们及与其关系较近员工的反馈与接触，要时常了解或关心他们的思想、家庭或其他需求，真正与他们或他们关系亲近的员工做“朋友”，打成一片。只有这样，他们才会成为员工离职预防的耳目，及时提供准确信息，以便领导和HR部门及早介入。

（2）礼让三分。即使员工严重违反了公司管理规定、试用期严重不合格、绩效考核结果很差或其他严重不符合公司管理倡导的行为，公司也不应给予“全盘否定”或“立即无情扫地出门”，让人感到“全身凉透了”，如果真的让员工感到“心灰意冷”、“毫无希望”的时候，极可能做出其他极端行为（如报复、打闹等）。我认为，即使员工业绩或能力或违纪现象多么的“无可救药”，这时刚好给予“软化”的管理，给予同情关怀，指出改正方法和方向，否则将给自己、朋友、家人、未来等带来多么严重的后果，甚至举一些身边发生的实际例子，建议其自己辞职，换个工作环境，也许会有更好的改变和发展，公司还会协商给予一定的正常补偿，若能如此，此少数极端员工兴许会感化，离开公司后做出一番大业绩也是可能的。

总之，离职管理要规范，应牢记：紧跟法律法规、培训公司规定、加强沟通交流、要人性化管理。